Malgré l’arrivée des technologies numériques, l’utilisation de documents imprimés reste prédominante dans une entreprise. Qu’il s’agisse d’une petite ou d’une grande entreprise, les documents imprimés s’avèrent toujours très utiles, que ce soit pour la gestion ou pour appuyer ses outils publicitaires. En revanche, il est nécessaire de bien en gérer les coûts pour ne pas faire de gaspillage, ou tout simplement pour économiser. Réduire encore ces coûts serait formidable ! Mais comment faire ?

Réduire les coûts liés aux documents imprimés en réduisant leur format

Réduire la taille d’un document est un geste très simple mais logique pour réduire les coûts liés à son impression. Plus vous choisirez des documents de petite taille, plus votre imprimeur pourra vous fournir des prestations moins chères.

Prenons le format d’une carte de visite comme exemple. Si une carte de visite est façonnée en général au format standard d’une carte bancaire, soit des dimensions de 8.5 cm de long et de 5.4 cm de long, de nombreuses imprimeries vous proposent aussi aujourd’hui la création de cartes de visite à mi-format et à un prix de fabrication plus abordable. De plus, la carte de visite en question sera encore plus originale du fait de son format inhabituel.

Seule bémol : vous serez par contre obligé de n’insérer que des informations très brèves vous concernant. Mais ce n’est généralement pas un problème puisque la règle de base pour la création d’une carte de visite est justement d’être clair et concis.

Réduire la quantité d’impression de vos documents pour réduire son coût de fabrication

Réduire la quantité d’exemplaires à imprimer est bon pour l’écologie, mais encore plus pour votre budget. N’imprimez pas plus qu’il ne vous en faut, sauf si vous voulez faire du stock pour l’utiliser plus tard. Sans quoi, vous gaspillerez tout simplement de l’argent.

Il faut se souvenir en revanche que bon nombre d’imprimeurs choisissent aujourd’hui d’appliquer des tarifs dégressifs, ce qui implique que vous fassiez imprimer le maximum d’exemplaires pour obtenir le meilleur prix unitaire : plus votre commande est conséquente, moins vous payerez cher l’unité.

Utiliser la bonne police pour réduire les coûts d’impression

Peut-être n’avez-vous pas encore imaginé cette solution, mais c’est bel et bien logique puisque l’impression d’une police plus grosse nécessite normalement plus d’encre que l’impression d’une police plus fine. Elle est donc plus coûteuse.

Pour appuyer cette théorie, un garçon de 14 ans de Pennsylvanie, aux Etats-Unis, Suvir Mirchandani, a eu la brillante idée de faire la comparaison de plusieurs polices de caractères dans le cadre d’un devoir. A l’aide d’un logiciel spécial, il a eu le bon sens de comparer le coût des quelques polices suivantes : Garamond, Times New Roman, Century Gothic et Comic sans MS.

Résultat, il en a déduit que l’Etat américain pourrait économiser plus de 136 millions de dollars par an, rien qu’en préconisant l’usage de la police Garamond pour l’impression.

N.B. : Cette méthode s’avère seulement pratique si vous faites vos impressions par vos propres moyens et non en l’externalisant chez un professionnel du métier. Un imprimeur professionnel ou une imprimerie ne réduit pas votre facture parce que vous avez utilisé une typographie plus fine.

La couleur d’impression idéale pour réduire le coût d’impression de vos documents

Que vous décidiez de faire appel à une imprimerie ou d’assurer vous-même l’impression de vos documents, l’impression en noir et blanc reste la meilleure option pour réaliser des économies. Les cartouches d’encre couleur sont toujours plus chères que celles en noir et blanc, qu’il s’agisse d’un cartouche pour imprimante professionnelle ou pour imprimante de bureau.

Dans le monde publicitaire en revanche, il est important de rappeler que les couleurs jouent un rôle d’attraction plus qu’évident ; donc, à ne pas négliger !

Mais faites attention, car l’utilisation de certains imprimés en noir et blanc est interdite dans certaines régions et certains pays. Exemple : en France, l’affichage en noir et blanc est strictement réservé à l’administration publique et l’Etat selon la loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse.

Choisir le bon papier pour réduire le budget d’impression

Réduire le coût d’impression en choisissant le bon papier ! Oui, mais comment ?

Le prix d’un papier n’est pas forcément le même que celui d’un autre. Tout dépend d’abord du type de papier dont il s’agit : est-ce du papier couché que vous voulez utiliser pour votre impression, de l’offset, du recyclé ou du papier de création ?

Tous ces papiers ont des prix très variables de par leurs caractéristiques spécifiques. Essayez par exemple d’utiliser du papier offset si vous voulez faire un imprimé soft, rigide et peu cher ; du couché si vous voulez allier élégance et finesse ; du recyclé pour associer écologie et économie ; ou du papier de création pour créer la différence et pour incarner l’originalité, mais ce dernier n’est pas vraiment conseillé en termes de budget puisque ce genre de papier coûte généralement plus cher que les autres.

Il faut par ailleurs indiquer que le grammage papier influe aussi sur le coût d’une impression. Mais pourquoi et comment ?

Le grammage d’un papier est la référence que l’on utilise pour mesurer son épaisseur et son poids, donc aussi sa rigidité et sa souplesse. En toute logique, un papier qui pèse lourd pèse lourd aussi dans le budget, ce qui amène à conseiller l’usage d’un papier à faible grammage pour réaliser des économies.

Mais attention, toutefois : choisir du papier à faible grammage n’influe pas que sur le prix, mais aussi sur la tenue et la longévité de l’imprimé. Plus un papier est souple, plus il se déchirera facilement et se détériorera rapidement. Son usage n’est donc pas conseillé pour les imprimés du genre carte de visite, flyer, plaquette d’entreprise, affiche extérieure, etc.

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